Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 18/08/2026

La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont MedEvent Team ASBL collecte, utilise, conserve et partage vos données à caractère personnel lorsque vous consultez notre site internet, utilisez notre formulaire de demande de devis, sollicitez nos services ou nous contactez. 

MedEvent Team accorde une importance particulière à la protection de votre vie privée et traite vos données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi qu’à la législation belge applicable en matière de protection des données.

1. Données personnelles que nous collectons

1.1. Données de navigation

Lorsque vous consultez notre site internet, certaines informations techniques peuvent être collectées automatiquement, notamment :

• votre adresse IP ;
• le type de navigateur utilisé ;
• le type d’appareil utilisé ;
• votre système d’exploitation ;
• votre fuseau horaire ;
• certaines informations issues des cookies ou technologies similaires ;
• les pages consultées ;
• le site ou le moteur de recherche ayant permis d’accéder à notre site ;
• la manière dont vous interagissez avec celui-ci.

Ces informations peuvent notamment être recueillies au moyen de fichiers journaux, cookies, balises ou technologies similaires.

Nous désignons ces données sous le terme « Données de navigation ».

1.2. Données collectées lors d’une demande de devis

Lorsque vous sollicitez un devis pour la mise en place d’un dispositif médical ou de secours lors d’un événement, nous pouvons recueillir les informations que vous nous communiquez volontairement. 

Informations d’identification et de contact

• nom et prénom ;
• adresse e-mail ;
• numéro de téléphone ;
• adresse de facturation.

Informations professionnelles, le cas échéant

• nom de l’entreprise, de l’association ou de l’organisation ;
• numéro d’entreprise et/ou numéro de TVA ;
• qualité ou fonction de la personne de contact ;
• statut de particulier ou de professionnel.

Informations relatives à l’événement

• type et nature de l’événement ;
• nombre estimé de participants ou de visiteurs ;
• adresse et localisation de l’événement ;
• date et heure de début ;
• date et heure de fin ;
• toute autre information utile à l’évaluation des besoins médicaux ou de secours.

Informations relatives au dispositif demandé

Selon la nature de votre événement, nous pouvons notamment recueillir des informations concernant :

• le nombre d’ambulances nécessaires ;
• le nombre d’ambulances agréées 112 ;
• les véhicules d’intervention médicale ;
• les postes de premiers secours ;
• les postes de secours médicalisés ;
• les éventuels postes médico-chirurgicaux ;
• les équipes d’intervention ;
• les ressources médicales, paramédicales ou logistiques souhaitées ;
• toute remarque ou demande particulière liée à l’organisation du dispositif.

Consentements et informations administratives

Nous pouvons également enregistrer :

• votre acceptation de nos conditions générales ;
• les consentements requis pour le traitement de certaines données ;
• votre consentement facultatif à recevoir des communications commerciales ou une newsletter.

Ces informations sont ci-après désignées comme les « Données de devis ».

2. Données recueillies lorsque vous nous contactez

Lorsque vous utilisez notre formulaire de contact, nous adressez un e-mail ou nous contactez par un autre moyen, nous pouvons recueillir :Les termes « données personnelles » ou « données à caractère personnel » utilisés dans la présente politique comprennent notamment les Données de navigation, les Données de devis et les Données de contact. 

• votre prénom et votre nom ;
• votre adresse e-mail ;
• votre numéro de téléphone, si vous le communiquez ;
• le nom de votre organisation ;
• l’objet de votre demande ;
• le contenu de votre message ;
• toute information que vous choisissez volontairement de nous transmettre.

Ces informations sont ci-après désignées comme les « Données de contact ».

3. Pourquoi utilisons-nous vos données personnelles ?

3.1. Traitement des demandes de devis et organisation des événements

 Nous utilisons les données communiquées dans le cadre d’une demande de devis afin de :

• comprendre vos besoins ;
• évaluer le dispositif médical ou de secours nécessaire ;
• établir et vous transmettre une proposition ou un devis personnalisé ;
• vous contacter afin de compléter ou clarifier votre demande ;
• planifier et organiser les prestations convenues ;
• coordonner les équipes médicales, paramédicales, logistiques ou de secours ;
• assurer le suivi administratif et contractuel ;
• gérer la facturation et la comptabilité ;
• assurer le suivi de la prestation ;
• respecter les obligations légales et réglementaires applicables ;
• améliorer la qualité et l’organisation de nos services.

3.2. Traitement des demandes de contact

 Nous utilisons vos Données de contact afin de :

• répondre à vos questions ;
• traiter vos demandes d’informations ;
• vous recontacter ;
• assurer le suivi de votre demande ;
• gérer nos relations avec nos clients, partenaires, prestataires et autres parties prenantes ;
• améliorer la qualité de notre service et de nos communications.

3.3. Communications commerciales

Lorsque la réglementation l’exige, nous utilisons votre adresse e-mail à des fins de communication commerciale uniquement lorsque vous y avez consenti.

Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.

3.4. Amélioration du site et sécurité

Les Données de navigation peuvent notamment être utilisées afin de :

• assurer le fonctionnement et la sécurité du site ;
• détecter les erreurs, fraudes ou utilisations abusives ;
• analyser la fréquentation du site ;
• comprendre la manière dont les visiteurs utilisent nos pages ;
• améliorer nos contenus et nos services ;
• mesurer l’efficacité de nos communications et campagnes.

4. Bases légales du traitement

Selon les circonstances, MedEvent Team traite vos données personnelles sur la base de :

Exécution d’un contrat ou mesures précontractuelles

Cette base juridique s’applique notamment lorsque nous devons traiter vos données pour :

• répondre à une demande de devis ;
• préparer une prestation ;
• conclure ou exécuter un contrat ;
• organiser un dispositif médical ou de secours.

Intérêt légitime

Nous pouvons traiter certaines données lorsque cela est nécessaire à nos intérêts légitimes, notamment pour :

• gérer notre activité ;
• répondre aux demandes de contact ;
• améliorer nos services ;
• garantir la sécurité de nos systèmes ;
• assurer la défense de nos droits.

Ces intérêts sont mis en balance avec vos droits et libertés fondamentaux.

Consentement

Votre consentement peut notamment être utilisé pour :

• l’envoi de newsletters ;
• certaines communications commerciales ;
• certains cookies ou outils de mesure d’audience lorsque la réglementation l’exige.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

Obligation légale

Certains traitements sont nécessaires pour respecter nos obligations légales, notamment en matière :

• comptable ;
• fiscale ;
• administrative ;
• de protection des données ;
• de sécurité ;
• et, lorsque cela s’applique, de réglementation des services médicaux et de secours.

5. Partage de vos données personnelles

MedEvent Team ne vend ni ne loue vos données personnelles.

Vos informations peuvent toutefois être communiquées aux catégories de destinataires suivantes lorsque cela est nécessaire.

5.1. Prestataires techniques et administratifs

Nous pouvons faire appel à des prestataires chargés notamment :

• de l’hébergement de notre site ;
• de la maintenance informatique ;
• de la gestion des formulaires ;
• de la facturation et de la comptabilité ;
• de l’envoi d’e-mails ;
• de l’analyse d’audience ;
• de la surveillance de la disponibilité et des performances du site.

Prestataires actuellement utilisés par MedEvent Team : Odoo (site actuel), Ebrigade (plateforme interne de gestion des équipes, CRM et facturation).

Lorsqu’un prestataire traite des données pour notre compte, nous veillons à ce qu’il présente des garanties appropriées en matière de protection des données.

5.2. Équipes et partenaires opérationnels

Dans la mesure nécessaire à la réalisation des prestations, certaines données peuvent être accessibles :

• aux membres habilités de MedEvent Team ;
• aux équipes médicales et de secours participant à la prestation ;
• aux professionnels de santé ou intervenants concernés ;
• aux prestataires ou sous-traitants opérationnels nécessaires à l’organisation de l’événement.

Seules les informations nécessaires à l’exercice de leurs missions leur sont communiquées.

5.3. Obligations légales et autorités compétentes

Nous pouvons également communiquer des informations lorsque cela est nécessaire afin de :

• respecter une obligation légale ou réglementaire ;
• répondre à une demande émanant d’une autorité compétente ;
• protéger nos droits ou ceux de tiers ;
• assurer la sécurité des personnes ;
• coopérer avec les autorités compétentes, notamment dans le domaine de la santé ou de la sécurité.

6. Transferts de données en dehors de l’Espace économique européen

Nous privilégions, lorsque cela est possible, des prestataires traitant les données au sein de l’Espace économique européen.

Si certaines données devaient être transférées vers un pays situé en dehors de l’Espace économique européen, nous veillerions à ce que ce transfert repose sur un mécanisme légal approprié conformément au RGPD, tel que :

• une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
• les clauses contractuelles types de la Commission européenne ;
• ou toute autre garantie reconnue par la réglementation applicable.

Situation spécifique de MedEvent Team concernant les transferts internationaux : NEANT.

7. Durée de conservation des données

Nous conservons vos données uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées et dans le respect des obligations légales applicables.

À titre général :

Demandes de devis non suivies d’une prestation

Les informations peuvent être conservées pendant une durée maximale de 3 ans à compter du dernier contact, sauf justification particulière ou obligation légale différente.

Contrats et prestations réalisées

Les informations nécessaires à la preuve de la relation contractuelle et à la gestion administrative peuvent être conservées pendant la durée requise par les obligations légales, comptables, fiscales et contractuelles applicables.

Documents comptables

Les documents comptables et fiscaux sont conservés pendant les durées imposées par le droit belge.

Demandes de contact

Les informations liées à une demande générale peuvent être conservées pendant une durée maximale de 3 ans à compter de la dernière interaction, sauf nécessité particulière.

Communications commerciales

Lorsque vous avez consenti à recevoir nos communications, vos coordonnées peuvent être conservées jusqu’au retrait de votre consentement ou à votre demande de suppression, sous réserve des données nécessaires à la conservation de la preuve de votre opposition.

Données de navigation

Les données issues des outils de mesure d’audience, cookies ou technologies similaires sont conservées pendant une durée conforme aux exigences réglementaires applicables et aux paramètres des outils concernés.

À l’expiration de ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées, sauf lorsqu’une obligation légale impose leur conservation.

8. Sécurité des données

MedEvent Team ASBL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données personnelles contre notamment :

• la perte ;
• la destruction ;
• l’altération ;
• la divulgation non autorisée ;
• l’accès non autorisé ;
• l’utilisation abusive.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• la limitation des accès aux personnes habilitées ;
• la gestion des droits d’accès ;
• la sécurisation des systèmes informatiques ;
• l’utilisation de mécanismes de chiffrement lorsque cela est approprié ;
• la sauvegarde des données ;
• la sensibilisation des membres de l’équipe à la protection des données ;
• le suivi et l’amélioration régulière des mesures de sécurité.

9. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez de plusieurs droits concernant vos données personnelles.

Droit d’accès

Vous pouvez demander à savoir si nous traitons des données vous concernant et obtenir une copie des données concernées.

Droit de rectification

Vous pouvez demander la correction de données inexactes ou la mise à jour de données incomplètes.

Droit à l’effacement

Dans les conditions prévues par la réglementation, vous pouvez demander la suppression de certaines données personnelles.

Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez demander que l’utilisation de certaines données soit temporairement limitée dans les situations prévues par le RGPD.

Droit à la portabilité

Lorsque les conditions légales sont réunies, vous pouvez recevoir certaines données que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander leur transmission à un autre responsable du traitement.

Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer à certains traitements reposant sur notre intérêt légitime.

Vous pouvez également vous opposer à tout moment à l’utilisation de vos données à des fins de marketing direct.

Retrait du consentement

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

Droit d’introduire une réclamation

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.

En Belgique, il s’agit de :

Autorité de protection des données (APD)

Rue de la Presse 35

1000 Bruxelles

10. Exercice de vos droits

Pour exercer l’un de vos droits ou poser une question concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter MedEvent Team ASBL:

E-mail : contact@medevent-team.com

Adresse : Chaussée de Marche 236 5100 JAMBES (Belgique)

Afin de protéger vos données, nous pouvons vous demander certaines informations permettant de vérifier votre identité lorsque cela est nécessaire.

Nous traiterons votre demande dans les délais prévus par la réglementation applicable, en principe dans un délai d’un mois à compter de sa réception.

11. Cookies

Notre site peut utiliser des cookies ou technologies similaires nécessaires à son fonctionnement ainsi que, le cas échéant, des cookies destinés à mesurer son audience ou à améliorer l’expérience utilisateur.

Lorsque la réglementation l’exige, les cookies non essentiels ne sont déposés qu’après obtention de votre consentement.

Vous pouvez modifier ou retirer vos préférences en matière de cookies à tout moment via le module de gestion des cookies.

12. Modification de la présente politique

MedEvent Team ASBL peut modifier la présente Politique de confidentialité afin de tenir compte :

• de l’évolution de ses services ;
• de modifications techniques ;
• de changements dans ses pratiques ;
• de nouvelles obligations légales ou réglementaires.

La version disponible sur notre site constitue la version en vigueur.

13. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

MedEvent Team ASBL

Forme juridique : Association sans but lucratif

Adresse : Chaussée de Marche 236 5100 Jambes (Belgique)

Numéro d’entreprise / BCE : BE 1038.609.682

E-mail : contact@medevent-team.com

Site internet : https://medevent-team.odoo.com/ 

14. Contact relatif à la protection des données

Pour toute question concernant la présente Politique de confidentialité ou l’exercice de vos droits :

Contact RGPD / DPO : VANDENHOUDT Robin - Administrateur

E-mail : contact@medevent-team.com